Thủ tục công chứng

Thủ tục chung khi yêu cầu công chứng Hợp đồng, giao dịch

- Để khách hàng có thể nắm được những thủ tục, giấy tờ cần thiết đồng thời hạn chế việc đi lại của khách hàng khi yêu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch, quý khách hàng cần đọc những thông tin và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo hướng dẫn dưới đây:

I. Thủ tục công chứng các Hợp đồng, giao dịch:

- Người yêu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, di chúc, đặt cọc, ủy quyền, thỏa thuận về tài sản là nhà ở, quyền sử dụng đất ở hoặc mua bán xe mô tô, ô tô, tàu cá và các tài sản khác … cần cung cấp các giấy tờ sau đây:

1. Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch (theo mẫu)

2. Giấy tờ về tài sản:

• Đối với tài sản là quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở thì phải có: Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở theo quy định của pháp luật.
• Đối với tài sản là xe mô tô, xe ô tô, tàu cá và các tài sản khác thì phải có: Giấy chứng nhận đăng ký xe, giấy chứng nhận tàu cá hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản khác theo quy định của pháp luật.
• Trường hợp mua bán, chuyển nhượng, tặng cho một phần nhà ở, quyền sử dụng đất ở thì phải có: phiếu kiểm tra quy hoạch, sơ đồ tách thửa (do cơ quan đăng ký quyền sử dụng đất cấp )

3. Các giấy tờ tùy thân gồm:

Đối với cá nhân:

• CMND/ Hộ chiếu, hộ khẩu thường trú.
• Giấy chứng nhận kết hôn/ Giấy xác nhận về quan hệ hôn nhân (trong trường hợp là vợ chồng thực tế chung sống từ trước năm 1987 đến nay nhưng chưa làm thủ tục đăng ký kết hôn)
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu độc thân)
• Giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản riêng (nếu có):

Đối với pháp nhân, doanh nghiệp:

• CMND/hộ chiếu của người đại diện doanh nghiệp
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy phép đầu tư
• Điều lệ của doanh nghiệp và các giấy tờ cần thiết liên quan khác theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên/ hội đồng quản trị/đại hội cổ đông/ban chủ nhiệm Hợp tác xã/đại hội xã viên về việc chấp thuận nội dung chính của hợp đồng như: đối tượng, giá cả, thời hạn… và cử người đại diện ký kết hợp đồng.

Đối với những doanh nghiệp có nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch thường xuyên tại Văn phòng công chứng Nguyễn Hải Sâm, thành phố Đà Nẵng thì có thể đăng ký mẫu dấu, mẫu chữ ký của người đại diện doanh nghiệp tại văn phòng công chứng Nguyễn Hải Sâm.

II. Thủ tục công chứng hồ sơ thừa kế:

Người yêu cầu công chứng Văn bản khai nhận/ văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế/ Văn bản từ chối nhận di sản thừa kế cần cung cấp các giấy tờ sau đây:

1. Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu)

2. Tờ khai thừa kế (theo mẫu)

3. Giấy tờ về di sản thừa kế:

• Đối với di sản là quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở thì phải có: Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở theo quy định của pháp luật.
• Đối với di sản là xe mô tô, xe ô tô, tàu cá, tiền tiết kiệm và các tài sản khác thì phải có: Giấy chứng nhận đăng ký xe, giấy chứng nhận tàu cá, sổ tiết kiệm hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản khác theo quy định của pháp luật.

4. Giấy chứng tử của người để lại di sản

5. Giấy khai sinh của người để lại di sản và của các con người để lại di sản

6. Giấy Chứng nhận kết hôn của người để lại di sản

7. CMND của người được thừa kế

8. Hộ khẩu của người được thừa kế

9. Di chúc (nếu có)

** Lưu ý: Khi đến ký kết Hợp đồng cần xuất trình đầy đủ giấy tờ bản chính.

- Người yêu cầu công chứng phải đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật. Người không đủ hoặc mất năng lực hành vi dân sự phải có người đại diện hoặc người giám hộ theo quy định của pháp luật.

- Trường hợp, người yêu cầu công chứng không biết đọc hoặc không biết viết hoặc không nghe được hoặc không ký hoặc không điểm chỉ được thì phải có người làm chứng.

- Người nước ngoài/ người không biết tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.

- Trường hợp CMND hoặc Hộ chiếu của người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch quá hạn thì phải làm lại CMND mới hoặc hộ chiếu mới (đối với CMND: Thời hạn sử dụng là 15 năm kể từ ngày cấp, đối với Hộ chiếu: thời hạn sử dụng được ghi trên Hộ chiếu)

- Trường hợp người yêu cầu công chứng là người đại diện theo ủy quyền thì phải có hợp đồng ủy quyền còn hiệu lực theo quy định của pháp luật để chứng minh là người đại diện hợp pháp.

- Trường hợp người yêu cầu công chứng là người đại diện cho tổ chức:

• Đối vơi doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH Một thành viên thì phải là chủ sở hữu doanh nghiệp/ người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo uỷ quyền (có văn bản uỷ quyền kèm theo)
• Đối với công ty TNHH MTV mà trong cơ cấu tổ chức của công ty có Hội đồng thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên thì phải có: Biên bản họp của Hội đồng thành viên.
• Đối với công ty Cổ phần thì phải có: Biên bản họp của hội đồng quản trị (trường hợp quyền quyết định giao kết Hợp đồng thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị) hoặc Biên bản họp của đại hội cổ đông (trường hợp quyền quyết định giao kết Hợp đồng thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông); thẩm quyền quyết định việc giao kết Hợp đồng căn cứ theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty và các văn bản khác có liên quan.
• Đối với Hợp tác xã thì phải có Biên bản họp của Hội đồng quản trị Hợp tác xã (trường hợp quyền quyết định giao kết Hợp đồng thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị Hợp tác xã) hoặc Biên bản họp của đại hội thành viên Hợp tác xã (trường hợp quyền quyết định giao kết Hợp đồng thuộc thẩm quyền của Đại hội thành viên); thẩm quyền quyết định việc giao kết Hợp đồng căn cứ theo quy định của Luật Hợp tác xã và Điều lệ Hợp tác xã và các văn bản khác có liên quan.

Nội dung biên bản họp nêu rõ: doanh nghiệp quyết định các nội dung chính của hợp đồng như: tài sản giao dịch trong hợp đồng, giá cả, thời hạn… và cử người đại diện ký kết hợp đồng.